Datenschutzhinweise der prego services GmbH
für die Nutzung von Microsoft Teams

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir, die prego services GmbH, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online-Meetings (Videokonferenzen) (nachfolgend: „Online-Meetings“) unter Verwendung der Videokonferenzlösung „Microsoft Teams“. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation.

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

prego services GmbH
Neugrabenweg 4
66123 Saarbrücken
Telefon: 0681/95943-0
Telefax: 0681/95943-1000
E-Mail: info @ prego-services.de

Kontaktdaten der/s Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz steht Ihnen unser/e Datenschutzbeauftragte/r gerne zur Verfügung. Bitte richten Sie Ihr Anliegen an:

prego services GmbH
Datenschutzbeauftragte/r
Neugrabenweg 4
66123 Saarbrücken
Telefon: 0681/95943-0
Telefax: 0681/95943-1000
E-Mail: datenschutz @ prego-services.de

Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Online-Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Kommunikationsdaten (z. B. Benutzername, E-Mail-Adresse),
• Logfiles, Protokolldaten,
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Meeting-ID, Ort, Telefonnummer, Geräte-/Hardwareinformationen),
• Profildaten, Profilbild (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben),
• Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chats, Videobild mit Sprechfunktion über Mikrofon),
• Bei Einwahl mit dem Telefon (z.B. eingehende und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden).

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest einen Usernamen für das jeweilige Online-Meeting angeben. Hierbei steht es Ihnen frei auch z.B. „Gast“ oder „Anonym“ anzugeben.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten verarbeiten wir, um Online-Meetings durchzuführen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich für die Nutzung des Videokonferenzsystems.

Microsoft Office 365 und Microsoft Teams Videokonferenz

Wir nutzen bei Microsoft Teams den Modus „Team-Meetings“. Beim Team-Meeting werden Audio- und Videoaufnahmen grundsätzlich verhindert durch unsere Microsoft Teams Einstellungen. Eine ausnahmsweise Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie vor Beginn der Aufzeichnung aktiv über eine Schaltfläche erteilen können.

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365 und stellt eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke dar. Microsoft Teams beinhaltet unter anderem auch eine Videokonferenzfunktion.

Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland.

Wir nutzen Microsoft für Office 365 als Auftragsverarbeiter und haben hierzu auch einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO geschlossen. Im Rahmen unserer Möglichkeiten haben wir den Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt. Daher erfolgt die Datenverarbeitung grundsätzlich nicht außerhalb der Eu-ropäischen Union (EU).

Wir haben für Office 365 umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart und umgesetzt, die dem aktuell geltenden Stand der Technik z. B. hin-sichtlich Zugriffsberechtigungs- und Verschlüsselungskonzepten für Datenleitung entspre-chen.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Ge-schäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverar-beitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Daten-schutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benöti-gen, bitten wir Sie die entsprechende Datenschutzerklärung von Microsoft einzusehen bzw. sich direkt an Microsoft zu wenden. Informationen dazu finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement bzw. https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

Dauer der Datenspeicherung und Löschung der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit da-für Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n; die Kontaktdaten finden Sie zu Beginn dieser Datenschutzhinweise.

Stand April 2025